Sistem Manajemen Koleksi Perpustakaan
Sistem manajemen koleksi perpustakaan adalah proses untuk memperluas koleksi yang diatur dengan menggunakan perencanaan yang matang untuk mendukung dan mencapai tujuan bersama yang digambarkan dalam visi dan misi perpustakaan. Perpustakaan yang terorganisir dengan system manajemen memiliki sebuah nilai tambah dalam dalam pelaksanaan perpustakaan, agar kinerja perpustakaan lebih terarah dan peluang keberhasilannya mencapai tujuan lebih besar.
Fungsi Pengembangan Koleksi
- Menjadikan dokumen untuk disosialisasikan kepada masyarakat, agar masyarakat mengetahui apa saja dokumen atau informasi yang ada di perpustakaan.
- Informasi bagi masyarakat tentang prioritas koleksi karena koleksi yang disediakan adalah berdasarkan kebutuhan masyarakat.
- Mendorong pemikiran tentang skala prioritas pada perpustakaan untuk menyediakan koleksi yang beragam.
- Perpustakaan akan selalu berkomitmen untuk mengembangkan koleksi sesuai sasaran kebutuhan masyarakat.
- Standar penentuan materi koleksi.Peraturan yang berkaitan dengan standarisasi penentuan materi
Pada pasal 12 UU no 43 Th 2007 tentang perpustakaan disebutkan bahwa Koleksi perpustakaan diseleksi, diolah,disimpan, dilayankan dan dikembangkan sesuai dengan kepentingan pemustaka dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Pengembangan koleksi perpustakaan harus sesuai dengan standar nasional perpustakaan yaitu aturannya.
- Perpustakaan mempunyai kebijakan pengembangan koleksi secara tertulis dan ditinjau minimal setiap 3 tahun
- Kebijakan pengembangan koleksi
Meliputi seleksi pengadaan pengolahan dan penyiangan bahan perpustakaan serta pelestarian terbitan dan muatan lokal.
Tujuan pengembangan koleksi
Tujuan dari pengembangan koleksi adalah untuk menambah koleksi yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna dengan tepat baik dari segi kualitas maunpun kuantitas koleksi. Berikut adalah tahapan dalam pengembangan koleksi :
- Analisis kebutuhan pemustaka
- Seleksi
- Pengadaan
- Evaluasi
- Penyiangan
- Penyimpanan
- Pelestarian
- Perlindungan dan keamanan koleksi
Analisis pengembangan koleksi adalah proses pengorganisan dalam membina dan mengembangkan koleksi untuk kebutuhan pemustaka. Analisa ini antara lain memenuhi kriteria yang dissesuaikan dengan maksud dan tujuan perpustakan, Sejalan dengan kebutuhan masyarakat atau pengguna perpustakaan, memperhitungkan berbagai perkembangan jenis bahan Pustaka dan teknologi Informasi.
Secara mendasar pengadaan buku atau menambah koleksi dapat dilakukan dengan 5 cara :
- Pembelian
- Hadiah/Sumbangan
- Titipan
- Pemesanan
Kendala Pengembangan Koleksi
Kendala yang dihadapi dalam manajemen koleksi adalah terbatasnya anggaran, kurangnya sumber daya manusia yang kompeten dibidang manajemen koleksi dan terbatasnya alat dan bahan yang menunjang dalam manajemen koleksi terutama dalam pemeliharaan koleksi. Kebijakan pengembangan koleksi berguna sebagai sarana komunikasi antara pemustaka, administrator dan pihak terkait tentang koleksi yang sudah ada dan rencana pengembangannya.
Kita dapat bekerja sama dengan pihak lain untuk membantu mengelola pengembangan koleksi berupa aplikasi perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perpustakaan mengelola koleksi buku buku. Ini dapat membantu pustakawan melacak judul buku dalam koleksi mereka, mengelola pengolahan koleksi, sirkulasi, dan menghasilkan laporan. Sistem ini biasanya mencakup database informasi buku, termasuk judul, penulis, tanggal publikasi, dan bidang studi. Itu juga dapat melacak lokasi setiap buku, apakah itu diperiksa atau tersedia untuk diedarkan.
Pengguna dapat mengakses sistem melalui antarmuka web atau aplikasi klien yang diinstal di komputer mereka. Mereka dapat mencari koleksi dengan berbagai kriteria, seperti penulis, judul, subjek, dan kata kunci. Saat pengguna meminjam buku, sistem memperbarui status buku menjadi “check out” dan mencatat nama pengguna, tanggal jatuh tempo, dan informasi relevan lainnya. Saat buku dikembalikan, sistem memperbarui statusnya dan membuatnya tersedia untuk diedarkan kembali.
Sistem juga dapat menghasilkan laporan, seperti statistik sirkulasi, buku terlambat, dan judul populer. Informasi ini dapat digunakan untuk membantu pustakawan membuat keputusan tentang buku mana yang akan dibeli dan cara mengalokasikan sumber daya. Secara keseluruhan, manajemen koleksi perpustakaan adalah system yang berharga untuk semua jenis perpustakaan, membantu mereka mengelola dan mengolah koleksi secara efisien dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna.
Manajemen koleksi buku perpustakaan bisa dibuat aplikasi perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perpustakaan mengelola koleksi buku mereka secara efisien. Sistem seperti itu biasanya mencakup fitur untuk katalogisasi, sirkulasi, dan pengelolaan bahan perpustakaan, serta fungsi untuk melacak informasi pelanggan dan statistik penggunaan. Beberapa fitur umum dari sistem manajemen koleksi buku perpustakaan antara lain
- Katalogisasi: Kemampuan untuk memasukkan, mengatur, dan mencari informasi tentang bahan pustaka seperti buku, terbitan berkala, dan item multimedia.
- Sirkulasi: Alat untuk memeriksa, memperbaharui, dan mengembalikan materi, serta mengelola penangguhan dan denda yang terlambat.
- Manajemen: Fungsi untuk mendaftarkan dan melacak patron, mengelola hak istimewa peminjaman mereka, dan memelihara informasi pribadi mereka.
- Pelaporan dan analitik: Alat untuk menghasilkan laporan tentang penggunaan perpustakaan, statistik sirkulasi, dan metrik utama lainnya.
- Integrasi dengan sistem perpustakaan lain: Kemampuan untuk berinteraksi dengan sistem perpustakaan lain, seperti jaringan pinjaman antar perpustakaan, katalog online, dan koleksi digital.
- Antarmuka pengguna: Antarmuka yang mudah digunakan untuk staf perpustakaan dan pelanggan untuk mengakses dan mengelola sumber daya perpustakaan.
Beberapa sistem pengelolaan koleksi buku perpustakaan yang populer antara lain Koha, Evergreen, dan Alma. Sistem ini bervariasi dalam fitur dan kemampuannya, dan perpustakaan dapat memilih sistem berdasarkan kebutuhan dan anggaran khusus mereka
Referensi
Iman S.,DPK Banten.prov.go.id
Anita Tri W.20.20., Manajemen koleksi, Malang : UB Press
Kontributor :
Tri Sundari (Pustakawan UAD Kampus 2)
